Eine professionelle Einkaufsorganisation beginnt nicht mit Tools oder Verhandlungen, sondern mit einer klaren Struktur. Der erste und gleichzeitig wichtigste Baustein ist die Einteilung des Beschaffungsportfolios in sinnvolle Warengruppen. Was zunächst nach einer organisatorischen Formalie klingt, entscheidet in der Praxis darüber, wie gut ein Unternehmen seine Ressourcen steuert, ob Verhandlungen vorbereitet geführt werden – und ob Risiken rechtzeitig erkannt werden.

Eine Warengruppenstrategie schafft nämlich genau das, was vielen Einkaufsbereichen fehlt: ein konsistentes Verständnis über Märkte, Bedarfe und Lieferanten. Sie ermöglicht, dass alle Beteiligten mit dem gleichen Wissen arbeiten und Entscheidungen nicht zufällig entstehen, sondern nachvollziehbar und langfristig ausgerichtet sind.

Was eine Warengruppe im Kern ausmacht

Eine Warengruppe ist weit mehr als die Summe ihrer Artikel oder Werkstoffe. Sie bildet die kleinste strategische Einheit im Einkauf. Damit sie ihren Zweck erfüllen kann, braucht sie drei grundlegende Elemente: eine klare Abgrenzung, ein Verständnis des relevanten Marktes und definierte Verantwortlichkeiten.

Sobald diese Basiselemente stehen, entsteht ein Rahmen, der dem Einkauf erlaubt, strukturiert und vorausschauend zu handeln. Viele Unternehmen merken erst an diesem Punkt, wie stark sich Informationslücken, unklare Rollen oder fehlende Marktkenntnisse zuvor auf Kosten, Qualität oder Risiken ausgewirkt haben.

Einige Aspekte gehören nahezu immer zum Fundament einer Warengruppe:

• ein übersichtliches Bild der Lieferanten- und Marktstruktur
  
• festgelegte Rollen, häufig in Form eines Lead Buyers
  
• definierte Leistungskennzahlen, die Fortschritte sichtbar machen
  

Diese Elemente reichen allerdings nicht aus. Erst durch eine saubere Analyse und die daraus abgeleitete Strategie gewinnt eine Warengruppe an Kraft.

Der Weg zur Warengruppenstrategie

1. Die Ausgangslage verstehen

Zu Beginn steht die Bestandsaufnahme. Sie klärt, welche Materialien oder Dienstleistungen tatsächlich in der Warengruppe liegen, wie hoch die Volumina sind, welcher Bedarf regelmäßig entsteht und wie sich Preise und Bedingungen in der Vergangenheit entwickelt haben. Erst mit diesem Wissen lässt sich einschätzen, ob eine Warengruppe stabil ist oder ob Handlungsdruck besteht.

Daten aus dem Einkaufscontrolling spielen hier eine zentrale Rolle. Kennzahlen wie Preisentwicklung, Lieferantenabhängigkeiten, Termintreue oder Qualitätsquoten helfen, das Bild zu schärfen. Viele Unternehmen stellen in dieser Phase fest, dass sie zwar Informationen besitzen, diese aber bisher kaum genutzt wurden.

2. Den Markt verstehen

Die Strategie einer Warengruppe steht oder fällt mit dem Marktverständnis. Es reicht nicht, Preise zu vergleichen. Entscheidend ist, zu wissen, welche technologischen Entwicklungen den Markt beeinflussen, wie viele potenzielle Lieferanten tatsächlich infrage kommen, wie stabil deren Regionen sind und welche Trends in den kommenden Jahren relevant werden.

Hier entstehen oft überraschende Erkenntnisse: Märkte, die stabil schienen, erweisen sich als abhängig von wenigen Herstellern. Andere Warengruppen bieten hingegen ungenutzte Potenziale, etwa durch alternative Materialien, neue Technologien oder regionale Diversifikation.

3. Ziele definieren

Erst jetzt wird klar, wohin die Reise gehen soll. Die Ziele einer Warengruppe unterscheiden sich stark je nach Materialart und Unternehmenssituation. In manchen Fällen stehen Kostensenkungen im Vordergrund, in anderen Stabilität oder Qualität.

Typische Ziele sind:

• Preisstabilität oder nachhaltige Kosteneffekte
  
• Erhöhung der Liefertreue
  
• Verringerung von Risiken und Abhängigkeiten
  
• Konsolidierung der Lieferantenbasis
  
• Verbesserung von ESG-Niveaus oder Compliance
  
• Einführung neuer Technologien und Materialien
  

Entscheidend ist, dass diese Ziele realistisch und messbar formuliert werden.

4. Maßnahmen entwickeln und priorisieren

Auf Basis der Analyse entsteht eine Liste möglicher Maßnahmen – doch nicht jede ist gleich wichtig. Hier zeigt sich, wie strategisch eine Einkaufsorganisation denkt. Häufig geht es darum, Rahmenverträge neu zu verhandeln, Lieferanten zu konsolidieren, potenzielle Zweitlieferanten aufzubauen oder Prozesse durch digitale Tools wie SRM- oder E-Procurement-Systeme zu verschlanken.

Eine Roadmap legt anschließend fest, welche Maßnahmen zuerst umgesetzt werden, wer verantwortlich ist und welcher Zeithorizont angemessen erscheint. Dadurch wird aus strategischen Überlegungen ein konkreter Umsetzungsplan.

5. Steuerung und Weiterentwicklung

Eine Warengruppenstrategie ist nie „fertig“. Sie ist ein lebender Prozess, der sich mit Märkten, Technologien und Unternehmenszielen weiterentwickelt. Kennzahlen dienen hier als Orientierungspunkte, nicht als Selbstzweck.

Einsparquote, Termintreue, Preisabweichung, Lagerumschlag oder Risikoindikatoren zeigen, ob geplante Maßnahmen wirken oder nachjustiert werden müssen. Regelmäßige Reviews – typischerweise monatlich oder quartalsweise – sind entscheidend, um Kurs und Geschwindigkeit zu halten.

Lernen aus der Praxis: Ein Beispiel aus der Industrie

Ein mittelständisches Industrieunternehmen stand vor wachsenden Materialkosten, unzuverlässigen Lieferterminen und einer hohen Anzahl an Einzelbestellungen. Die Analyse zeigte, dass keine klaren Warengruppen existierten und Verhandlungen isoliert geführt wurden.

Durch die Einführung einer strukturierten Warengruppenstrategie änderte sich das Bild grundlegend. Bedarfe wurden standortübergreifend gebündelt, ein Lead Buyer übernahm die Koordination, ein internationaler Lieferantenpool wurde aufgebaut und ein KPI-System implementiert. Innerhalb eines Jahres sanken die Kosten um rund zehn Prozent, die Termintreue verbesserte sich spürbar und die Prozesse wurden deutlich stabiler.

Die Strategie brachte nicht nur bessere Preise, sondern vor allem Klarheit und Professionalität in die gesamte Einkaufsorganisation.

Warum Warengruppenstrategien heute an Bedeutung gewinnen

Die letzten Jahre haben gezeigt, dass Digitalisierung, globale Abhängigkeiten, ESG-Anforderungen und technologische Entwicklungen Beschaffungsmärkte nachhaltig verändern. Unternehmen, die keine stabile Warengruppenstrategie besitzen, laufen Gefahr, zu spät auf Störungen zu reagieren oder Chancen zu übersehen.

Mit einer klaren Struktur lassen sich Risiken früher erkennen, Lieferantenbeziehungen gezielt entwickeln, Kosten planbarer machen und Digitalisierungsprojekte besser aufsetzen. Kurz gesagt: Warengruppenstrategien machen Einkaufsorganisationen resilienter – und damit zukunftsfähig.

FAQ: Häufige Fragen zur Warengruppenstrategie

Was unterscheidet eine Warengruppe von einer einfachen Materialliste?

Eine Materialliste beschreibt lediglich Artikel oder Dienstleistungen. Eine Warengruppe hingegen ist eine strategische Einheit mit klaren Zielen, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen.

Wie viele Warengruppen sollte ein Unternehmen haben?

Das hängt von Komplexität und Sortiment ab. Die Struktur sollte so fein sein, dass Märkte differenziert betrachtet werden können – aber nicht so detailliert, dass sie unübersichtlich wird.

Ab wann lohnt sich eine Warengruppenstrategie?

Sobald Volumen, Risiken oder Komplexität steigen. In den meisten Unternehmen ist das bereits ab mittleren sechsstelligen Einkaufsvolumina der Fall.

Wie lange dauert die Entwicklung einer Warengruppenstrategie?

Je nach Datenlage zwischen einigen Wochen und mehreren Monaten. Entscheidend ist weniger die Dauer als die Qualität der Analyse und die Klarheit der Ziele.

Braucht jede Warengruppe eigene KPIs?

Ja, aber nicht zu viele. Eine Handvoll KPIs reicht meist aus, um Fortschritte sichtbar zu machen – etwa Preisentwicklung, Termintreue, Risikoindikatoren oder Lagerkennzahlen.

Ist eine Warengruppenstrategie ohne Digitalisierung sinnvoll?

Sie ist möglich, aber weniger wirksam. Digitale Systeme wie SRM, ERP-Analytics oder E-Procurement erleichtern die Umsetzung erheblich und schaffen Transparenz.